Datenschutz im Handwerksbetrieb – DSGVO für Handwerker
Datenschutz im Handwerksbetrieb – DSGVO für Handwerker
Nach zweijähriger Übergangsfrist ist die DSGVO seit 2018 verbindlich in Kraft. Daher ist seit vergangenem Jahr auch der Datenschutz im Handwerksbetrieb notwendig. Praktisch jedes Unternehmen verarbeitet Daten von Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten. Egal, ob beim Beratungsgespräch, beim Kontakt über Telefon oder im Internet, überall fallen personenbezogene Daten an. Daher unterliegen auch Handwerksbetriebe dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), das die europäische DSGVO für Deutschland umsetzt. Wir beleuchten heute ein paar der wichtigsten Informationen zum Datenschutz für Bauunternehmen, Elektriker und ähnliche Handwerksberufe. Sie erhalten hier Informationen über die DSGVO für Handwerker.
Zulässige Datennutzung für Handwerker
Die Verarbeitung von Daten ist nach DSGVO Art. 6 nur genehmigt, wenn eine ausdrückliche Zustimmung vorliegt oder ein berechtigtes Interesse besteht.
Hier einige Beispiele:
- Beim Zustandekommen eines Vertrags dürfen Daten gespeichert werden. Dazu gehört auch die Adresse des Kunden und der Ort, an dem der Auftrag ausgeführt wird.
- Auch bei einer Vertragsanbahnung wird ein sogenannter Vorvertrag geschlossen und Daten müssen geschützt werden. Das ist der Fall bei einem Kostenvoranschlag, aber auch bei einer mündlichen Vereinbarung kommt bereits ein solcher Vorvertrag zustande. Wenn Sie also den Namen und die Adresse eines Kunden notieren und an den Chef schicken, weil ein potentieller Kunde Sie auf der Straße anspricht, ist das vollkommen in Ordnung.
- Die Verarbeitung von Daten ist ebenfalls genehmigt, wenn sie zur Wahrung berechtigter Interessen des Handwerksbetriebes oder eines Dritten erfolgt. Die Kundendaten müssen dabei zu einem bestimmten Zweck und nicht nur der Form halber gespeichert werden.
Falls diese Fälle nicht zutreffen, ist eine schriftliche Einwilligung nötig. Auch das Bestätigen per Online-Formular ist natürlich möglich. Handwerker, die eine eigene Webseite betreiben, müssen dabei sicherstellen, dass sie eine rechtlich sichere Datenschutzerklärung haben. Im schlimmsten Fall droht eine Abmahnung wegen fehlender Datenschutzerklärung.
Unternehmensberatung über den gesetzlichen Datenschutz in Ihrem Handwerksbetrieb.
DSGVO Pflichten der Handwerksfirma
Welche Daten darf ich sammeln und nutzen?
Nach dem Grundsatz der Speicherbegrenzung dürfen nur solche Daten verarbeitet werden, die für die Abwicklung des Kontaktes notwendig sind. Außerdem dürfen die Daten nicht für andere Zwecke weiterverwendet werden.
Wie lange darf ich Daten speichern?
Daten werden nicht länger gespeichert, als es für die Erfüllung der gemeinsamen Geschäftsbeziehung notwendig ist. Nach dem Abschluss der rechtsgeschäftlichen Handlung müssen die Daten wieder gelöscht werden.
Wie steht es um die Datensicherheit?
Alle Daten von Dritten müssen technisch so gesichert werden, dass sie nicht verloren gehen oder gestohlen werden können.
Wann kann Auskunft zu gesammelten Daten verlangt werden?
Betroffene Kunden oder Partner, deren Daten erhoben oder anderweitig verarbeitet werden, haben ein Recht auf Auskunft. Auf Anfrage muss der Unternehmer umgehend eine Angabe darüber machen, welche Daten wie gespeichert wurden. Wenn weitergehende Daten verarbeitet werden, muss die ausgefüllte Einverständniserklärung vorgelegt werden können.
Dokumentation der Verarbeitung
Die Dokumentation ist Teil der Regeln für die Datenverarbeitung in der DSGVO. Dabei gibt es allerdings keine konkreten behördlichen Vorgaben. Hauptsächlich geht es darum, eine Dokumentation zu erstellen, die für die interne Verwendung im Unternehmen funktioniert. Außerdem müssen die Vorgänge so dokumentiert werden, dass der zuvor genannten Auskunftspflicht nachgekommen werden kann.
Wir setzen für Sie den Datenschutz in Ihrem Handwerksbetrieb um.
Datenschutzbeauftragter im Handwerksbetrieb?
Ein Betrieb wie eine Autowerkstatt oder ein Fliesenlegerbetrieb ist nicht auf den ersten Blick auf einen Datenschutzexperten angewiesen. Bei dem sogenannten betrieblichen Datenschutzbeauftragten reicht es aber auch einen bestimmten Mitarbeiter dazu zu bestimmen oder sogar einen externen Datenschutzbeauftragten zu engagieren.
Fazit zum Datenschutz und der DSGVO für Handwerker
Das Bundesdatenschutzgesetz erlaubt auch Handwerkern das Sammeln, Speichern und Versenden von personenbezogenen Daten. Allerdings muss die Sammlung zum Zweck der Erfüllung der betrieblichen Tätigkeit erfolgen. Im Gegenzug erwarten die Behörden auch von Handwerksbetrieben die gleiche Sorgfalt beim Datenschutz wie von anderen Firmen.
Eine gute Übersicht über die Pflichten und Rechte von Handwerksbetrieben stehen beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht zum Download bereit.
Welche anderen Voraussetzungen Ihr Betrieb für die DSGVO einhalten müssen, erklären wir Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch. Gerne beraten wir und unsere Partner Sie auch in Sonderfällen. Für bestimmte Berufsgruppen wie Optiker, Akustiker für Hörgeräte, Orthopädiemechaniker oder Schornsteinfeger gelten nämlich besondere Bedingungen.
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